Unsere Erfahrung aus den CSRD / ESRS Projekten

In diesem Blogbeitrag möchten wir die „Lessons Learned“ aus unseren jüngsten Projekten teilen, die wir aus der Arbeit mit unseren Kunden und der Entwicklung unserer eigenen Tools, wie dem CSRD-Assist (für die Umsetzung der European Sustainability Reporting Standards (ESRS)) identifiziert haben. Durch das Teilen unserer Erfahrungen wollen wir Sie unterstützen den Prozess ihrer eigenen Berichterstattung zu verbessern und die Hürden zu überwinden die mit der Einführung neuer Standards einhergehen.

Frühzeitiger Projektstart und ausreichend Kapazitäten: Der Schlüssel zum Erfolg

Ein frühzeitiger Projektstart ist nicht nur empfehlenswert, sondern essenziell, um den umfangreichen Anforderungen der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gerecht zu werden. Dabei ist es wichtig, die Ressourcen und Kapazitäten der Mitarbeitenden gut einzuteilen und einen Projektplan mit festgesetzten Meilensteinen festzulegen. Da der Nachhaltigkeitsbericht gemäß der CSRD in den Lagebericht des Jahresabschlusses muss, empfehlen wir in dem Projektteam Mitarbeiter aus dem Bereichen Controlling, Finanzen zu integrieren und diese mit spezifischem Expertenwissen bspw. aus den Bereichen HR, Einkauf, Produktion zu erweitern. Für die Projektteams, die die Nachhaltigkeitsberichte erstellen, sind kleine Teams (oft nicht mehr als drei Personen) zu empfehlen, um die Effizienz zu gewährleisten. Spezielles Fachwissen zu einzelnen Themen kann durch spezifische Mitarbeitende (bspw. Datenschutz) ergänzt werden. Es zeigt sich, dass in diesem Bereich die Zusammenstellung eines heterogenen Teams sinnvoll ist, um das Unternehmen ganzheitlich abzubilden.

Wissens-Workshops

Um einen erfolgreichen Projektstart zu gewährleisten, empfehlen wir zunächst Wissens-Workshops durchzuführen. Diese dienen dazu, einen umfassenden Überblick über die Anforderungen der CSRD und ESRS zu bieten und essenzielle Grundlagen zu vermitteln. Wir betrachten diesen Schritt als unerlässlich, um die komplexen Themen allen relevanten Beteiligten zugänglich zu machen. Zudem sind die Themen ESRS und CSRD mit vielen neuen Ansätzen und Begriffen behaftet, wodurch das Risiko besteht, einzelne Teilnehmer im Prozess zu verlieren, was die Zusammenarbeit erschwert. Ein gemeinsamer Startpunkt erhöht die Effizienz. Im Fokus steht dabei die Erläuterung der Stakeholderanalyse, der doppelten Wesentlichkeitsanalyse sowie die Klärung wichtiger Begriffe, Definitionen und Abkürzungen.

Einbeziehung der Stakeholder

Ein zentraler Pfeiler in der Nachhaltigkeitsberichterstattung ist das Stakeholder-Management. Es geht darum, „wie die Interessen und Standpunkte seiner Interessenträger in der Strategie und im Geschäftsmodell des Unternehmens berücksichtigt werden“ (ESRS 1, SBM 2, Nr. 43), also die Bedürfnisse derjenigen zu verstehen und zu berücksichtigen, die von den Aktivitäten eines Unternehmens betroffen sind oder Einfluss darauf haben. In unseren Projekten verfolgten wir einen strukturierten Ansatz zur Stakeholderanalyse, -bewertung und -gewichtung. Dieser beginnt mit der Identifizierung aller relevanten Gruppen, von Mitarbeitern und Kunden bis hin zu Lieferanten und der lokalen Gemeinschaft, die im Zusammenhang des Unternehmens und seiner Wertschöpfungskette stehen. Hier gilt es an die verschiedenen Stakeholdergruppen auch mit unterschiedlichen Engagement-Methoden (bspw. Umfragen, Experteninterviews, Workshops etc.) heranzugehen.

Nutzen Sie regulatorische Spielräume

Obwohl der ESRS umfangreiche Angabepflichten enthält, gibt es einige Bereiche, wo viele Ermessensspielräume gegeben sind, z.B. wie die Berechnungsmethode des Schweregrads oder die Festlegung der Schwellenwerte. Die ESRS Standards definieren keine Schwellenwerte, sondern beschreiben lediglich, dass im Rahmen der Wesentlichkeitsbeurteilung geeignete quantitative und/oder qualitative Schwellenwerte anzuwenden sind. Geeignete Schwellenwerte sind erforderlich, um zu bestimmen, welche Auswirkungen, Risiken und Chancen für das Unternehmen wesentlich sind und dementsprechend behandelt werden und um zu bestimmen, welche Nachhaltigkeitsaspekte für die Zwecke der Berichterstattung wesentlich sind (ESRS 1 Abs. 42). Unser Tipp an der Stelle – Integrieren Sie die Schwellenwerte der Nachhaltigkeitsberichterstattung in die übergeordnete Risikostruktur und -bewertung des Gesamtunternehmens!

Weiteres Beispiel: Die Bewertung, wie wesentlich Auswirkungen sind, basiert auf ihrem Schweregrad. Bei potenziellen Auswirkungen fließt zusätzlich die Wahrscheinlichkeit ein. Der Schweregrad selbst ergibt sich aus den Faktoren Ausmaß, Umfang und Unabänderlichkeit der Auswirkungen. Die genaue Kombination dieser Werte ist jedoch nicht festgelegt, was bedeutet, dass die Anzahl der als wesentlich eingestuften Themen, auch bei gleicher Bewertung variieren kann. In unserem CSRD-Assist bieten wir daher zwei Möglichkeit, den Schweregrad zu berechnen. Die Wahl der Methode beeinflusst, wie viele Themen als wesentlich betrachtet werden.

Fokussierung auf die wesentlichen Themen

Fokussieren Sie sich ausschließlich auf die wesentlichen Themen und IROs und bewerten Sie deren Relevanz für Ihre Organisation sorgfältig. Unsere Erfahrungen aus unseren Projekten zeigen, dass anfangs viele Ideen aufkommen und zahlreiche Themen als relevant angesehen werden. Es ist jedoch entscheidend, genau zu überlegen, welche Aspekte tatsächlich wichtig für Ihr Unternehmen sind. Bedenken Sie, dass es schwierig wird, wesentliche Themen in den Folgejahren als „nicht-wesentlich“ zu deklarieren.

Ein großer Stolperstein und Aufwandstreiber in der Praxis ist die Anzahl der Asuwirkungen, Risiken und Chancen (IROs). Von mehreren Kunden haben wir gehört, dass IROs für alle 92 Themen definiert werden müssen. Wir sind da anderer Meinung – es heißt nicht ohne Grund „Wesentlichkeitsanalyse“ und nicht „Vollständigkeitsanalyse“.

Datenpunkte

Grundsätzlich ist es wichtig zu verstehen, dass die doppelte Wesentlichkeitsanalyse und die finalen wesentlichen Themen entscheiden, welche Datenpunkte offengelegt werden müssen. Um sicherzustellen, dass alle relevanten Datenpunkte und Angabepflichten berücksichtigt werden, empfiehlt es sich, den Entscheidungsbaum zu verwenden, wie er in Anlage E ESRS 1 abgebildet ist (Ablaufdiagramm zur Bestimmung der Angaben im Rahmen der ESRS). Dieser hilft im Datepunktauswahlprozess. Unser Tipp – nehmen Sie vorgeschaltet auch Gebrauch von der Wesentlichkeit der Angabepflichten, um Datenpunkte zusammengefast zu- oder abzuwählen.

Besonders in den Anfangsjahren kann die Nutzung von Übergangsregelungen im Bereich der Datenpunkte eine erhebliche Erleichterung darstellen. Diese Regelungen erlauben es, bestimmte Anforderungen zeitweise auszusetzen. Daher empfehlen wir, sich die Übergangsregelungen bereits vor den Datenpunkten genau anzusehen, um sich tiefgehende Arbeit zu ersparen.

Wenn die Liste der Datenpunkte final ist, sollte eine Gap-Analyse durchgeführt werden. Diese Analyse dient dazu, festzustellen, welche Anforderungen im Standard bereits erfüllt sind und wo noch Lücken bestehen.

Bericht

Ein strukturierter Ansatz in der Unternehmensberichterstattung erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung, sondern auch eine proaktive Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern. Diese frühzeitige Rücksprache ermöglicht es, die Inhalte und Prozesse der Berichterstattung abzustimmen und eine Audit Readiness zu erleichtern.

Um stets den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, ist es unerlässlich, sich kontinuierlich weiterzubilden und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Nutzung von unterstützenden Dokumenten wie FAQs, Implementierungsleitfäden der European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) oder aktuellen Newslettern, wie jenen des Deutschen Rechnungslegungs Standards Committee (DRSC), spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Für die Strukturierung des Berichts ist ein durchdachter Aufbau von großer Bedeutung. Unser Tipp: die Verwendung von Querverweisen ist besonders hilfreich, wenn dieselben Informationen an mehreren Stellen im Bericht benötigt werden. Dies fördert nicht nur die Konsistenz, sondern auch die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit des Berichts.

Durch diese Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Berichterstattung nicht nur den aktuellen regulatorischen Anforderungen entspricht, sondern auch transparent, nachvollziehbar und verlässlich ist.

ESG-Softwareauswahl: Die richtigen Werkzeuge für effizientes Reporting

Die richtigen ESG-Tools zu wählen, ist entscheidend, um den Prozess der doppelten Wesentlichkeit, Datenerfassung, -verwaltung und Berichterstattung zu optimieren. Dabei ist zu bedenken, dass eine ESG-Softwareentscheidung sehr langfristiger Natur ist. Unsere Empfehlung: Nutzung eines strukturierten Softwareauswahlprozesses. Mit diesem können Sie die wichtigsten Anforderungen (Lastenheft) strukturieren und diese mit den Funktionalitäten der jeweiligen Software (Pflichtenheft) vergleichen. Unser Tipp: Achten Sie drauf, dass die Software möglichst nah an den ESRS gebaut ist und Import- und Exportfunktionalitäten beinhaltet, so dass Sie im Laufe der nächsten Jahre mehr Flexibilität bei einem möglichen Wechsel haben.

Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen und Sie wünschen sich vertiefende Informationen zu den angesprochenen Themen? Dann melden Sie sich doch zu unserem Webinar „Lessons Learned“ am 10.12.2024 um 10:00 Uhr an.

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